Op tijd declareren: onkosten bij overnachting voor NAVO-top

LET OP: Op basis van de huidige afspraken tussen de werkgever en de bonden (zoals vastgelegd in het Besluit reis-, verblijf- en verhuiskosten politie uit 2008) hebben politiemedewerkers recht op toekenning van de avondcomponent zonder te hoeven bewijzen dat ze tijdens een dienstreis-overnachting ook echt kosten hebben gemaakt (en hoeveel dan). De werknemer kan volstaan met de melding dat er aankopen hebben plaatsgevonden. De werkgever moet ervan (kunnen) uitgaan dat deze melding waarheidsgetrouw is.

Uitspraak hoogste rechter
Deze interpretatie van de regelgeving is in 2011 definitief geworden door een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep – de hoogste rechter in ambtenarenzaken. Die bepaalde toen (onder andere) dat het voor een politieambtenaar voldoende was om ‘aannemelijk te maken’ dat hij tijdens een dienstreis kleine uitgaven had gedaan voor bijvoorbeeld de aanschaf van een kopje koffie of iets te eten ‘zonder dat hij betalingsbewijzen behoeft over te leggen en zonder dat hij aannemelijk behoeft te maken dat de gemaakte kosten per dag tenminste € 5,50 (toenmalig vergoedingsbedrag – NPB) hebben bedragen.’

Volledigheidshalve: deze uitspraak had betrekking op de toenmalige (niet meer bestaande) dagcomponent van € 5,50. Juridisch geldt ze ook voor de avondcomponent, aangezien beide vergoedingen vallen onder hetzelfde (onveranderde) stelsel van rechtspositionele aanspraken.

Standaard-vergoeding
Kortom: collega’s die vanwege hun inzet tijdens de NAVO-top in een hotel moesten overnachten en in de loop van een of meer avonden verblijfskosten hebben gemaakt, kunnen via YouForce een of meer avondcomponenten declareren. Een avond duurt van 18 uur tot 24 uur. Het maakt daarbij niet uit of je € 1, € 10 of € 30 hebt uitgegeven. Zolang je maar een betaling hebt gedaan, heb je recht op het volledige standaardbedrag van € 20,97. (Destijds een bewuste keuze om de uitvoeringslasten van de regeling binnen de perken te houden.)

Loonheffing
Je hoeft daarvoor – zie de uitspraak van de Centrale Raad van Beroep – geen bewijsstukken te overleggen. De vergoeding is een zogenaamd forfaitair – gefixeerd – bedrag ongeacht de werkelijk gemaakte kosten. Over een deel is wel belasting in de vorm van loonheffing verschuldigd. Over ongeveer € 8,50 moet belasting worden betaald; het restant van ruim € 12 is belastingvrij. Dit wordt berekend door de salarisadministratie van het korps en zie je ook op je salarisstrook terug bij de uitbetaling.

LET OP: De NPB wil hierbij graag onderstrepen dat het ten onrechte aanvragen van de avondcomponent geldt als ernstig plichtsverzuim. Je pleegt in dat geval namelijk fraude. Je kunt dus geen declaratie indienen als je geen kosten hebt gemaakt! Stelt de werkgever vast dat je je daaraan schuldig hebt gemaakt, dan kan een zware disciplinaire straf volgen.

‘Alles al verzorgd’
Meerdere collega’s hebben de NPB de afgelopen tijd gemeld dat leidinggevenden het declareren van avondcomponenten voor hun inzet tijdens de NAVO-top ontmoedigden. Als argument werd dan aangevoerd dat bij deze speciale operatie ‘alles al verzorgd was’. Dat is een bewering die niet alleen feitelijk aanvechtbaar lijkt, maar sowieso – zoals hierboven aangetoond – juridisch geen hout snijdt wat betreft de aanspraak op de avondcomponent.

De uiterste datum om via YouForce avondcomponenten te declareren vanwege dienstreis-overnachtingen in verband met de NAVO-top is DINSDAG 30 SEPTEMBER.

LET OP: Word je declaratie afgewezen/afgekeurd? Dan moet tegen dat besluit van de werkgever binnen zes weken een officieel bezwaarschrift worden ingediend om je rechten niet te verspelen. Neem in dat geval dus tijdig contact op met de landelijke afdeling Individuele Belangenbehartiging (IB) van de NPB, via ib@politiebond.nl of 085 - 23 66 800.