38 t/m 44). Communicatie tussen bestuur en (kader)leden moet beter

38). Dagelijks bestuur moet beter communiceren (Politieacademie)

Het dagelijks bestuur moet de (kader)leden van de NPB beter gaan informeren over zijn activiteiten, plannen en besluiten. Dat wil zeggen: zo vroeg mogelijk, zo vaak mogelijk en zo volledig mogelijk.

Toelichting
Hoewel we leven en werken in het informatietijdperk communiceert het dagelijks bestuur opvallend weinig met de achterban over zijn werkzaamheden, de inhoud en opbrengst van gevoerde besprekingen, de ontwikkeling van plannen en activiteiten, de wel of niet bereikte resultaten en de prestaties die onder zijn leiding door de werkorganisatie worden geleverd. Het structureel produceren en beschikbaar stellen van deze informatie zou een erezaak moeten zijn voor een bond die democratische besluitvorming en volop werken met gemotiveerde vrijwilligers hoog in het vaandel heeft staan.

Om die ambities waar te maken moet je als bestuur investeren in de betrokkenheid van je kaderleden en je achterban door ze vanuit de machinekamer van de vereniging maximaal van informatie te voorzien – laten weten waar je namens hen mee bezig bent, welke vorderingen en tegenslagen er te melden zijn en natuurlijk op welke punten je hun hulp nodig hebt om je doelen te bereiken.

Stemadvies
Het hoofdbestuur ontraadt het congres dit voorstel aan te nemen. Ten eerste zijn we het niet eens met de stelling dat het dagelijks bestuur de (kader)leden van de bond onvoldoende informeert over zijn werkzaamheden, de ontwikkeling van plannen en activiteiten en de bereikte resultaten. Ten tweede is het voorstel zo algemeen geformuleerd dat het geen praktische aanknopingspunten geeft voor mogelijke verbeteringen.

----------------------------

Amendement (Politieacademie)
Voortaan wordt minimaal twee weken van tevoren de agenda van het DB/HB-overleg aan de afdelingen bekend gemaakt, voorzien van onderleggers over wie wat inbrengt, een toelichting en informatie over welk besluit wordt gevraagd.

Hierdoor kunnen de afdelingen tijdig samen met hun HB-lid de voor hen relevante zaken bespreken, duiden en eventueel positie bepalen. Binnen een week na het DB/HB-overleg kan dan ook een zo volledig mogelijke terugkoppeling aan de afdelingen worden gegeven, waarop het betreffende HB-lid eventueel nadere uitleg kan geven.

Toelichting
We leven en werken in een informatietijdperk waarbij het DB/HB tijdig en transparant over zijn werkzaamheden, de inhoud en opbrengst van gevoerde besprekingen, de ontwikkeling van plannen en activiteiten, de wel of niet bereikte resultaten en de prestaties die onder zijn leiding door de werkorganisatie worden geleverd, dient te communiceren.

Tot nu toe kregen wij inzage in een agenda van de DB/HB-bespreking, een week voor dat overleg, zonder opleggers/onderleggers, zonder notulen, gespreknotities en/of besluitenlijst. Dan ben je als afdeling afhankelijk van de individuele duiding die een HB-lid wil en kan geven, veelal achteraf en ook is gebleken voor een verschillende uitleg vatbaar.

Stemadvies hoofdbestuur
Het hoofdbestuur adviseert het congres TEGEN dit amendement te stemmen. Wij zien meer in het bevorderen van mondelinge overdracht tussen de hoofdbestuurders en de afdelingsbesturen. Vertrouwelijke informatie mag daarbij uiteraard uitgewisseld worden.

-------------------------------

39). Invoering NPB-beleidsplan (Landelijke Eenheid)

Het hoofdbestuur maakt een beleidsplan waarin wordt vastgelegd welke concrete doelen de bond in een bepaalde periode wil realiseren. De uitvoering wordt gaandeweg gecontroleerd op doeltreffendheid en indien nodig bijgesteld conform de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).

Toelichting
De huidige positie van de (vertegenwoordigers van de) leden binnen de besluitvorming van de NPB heeft een te reactief karakter. Het bestuur wacht te lang met duidelijk maken waar ze op koerst, welke besluiten ze wil nemen en waarom. Dit brengt het risico met zich mee van onnodige tijdsdruk en/of te weinig mogelijkheden om andere keuzes te overwegen.

De afdeling Landelijke Eenheid zou graag zien de invloed van de (vertegenwoordigers van de) leden een inhoudelijke impuls krijgt door het (her)invoeren van een beleidsplan. Alleen op die manier kunnen zij bijtijds op relevante wijze met het bestuur discussiëren over de koers van de bond op allerlei terreinen en de resultaten die dat oplevert.

Stemadvies
Het hoofdbestuur werkt aan een missie en visie-document om op basis daarvan een beleidsplan te kunnen uitwerken dat aan de vereniging wordt voorgelegd. De voorbereidingen voor het invoeren van een NPB-beleidsplan zijn dus eigenlijk al in gang gezet. Het hoofdbestuur adviseert het congres dan ook dit voorstel aan te nemen.

--------------------------------

Amendement (Oost-Brabant)
De eerste zin moet worden aangevuld: ‘Het hoofdbestuur maakt een beleidsplan voor alle leden en doelgroepen binnen de vereniging, waarin wordt vastgelegd welke concrete doelen de bond in een bepaalde periode wil realiseren.

Stemadvies hoofdbestuur
Het hoofdbestuur adviseert het congres TEGEN dit amendement te stemmen. Wij sluiten geen doelgroep uit, voorstel plan omvat dit al. Beleidsplan moet over hoofdlijnen gaan en de dan geldende actualiteiten.

---------------------------------

40). Investeren in publicatie van notulen en beleidsnotities (Limburg)

De NPB gaat zijn (kader)leden op een beveiligde plek op internet (app en/of website) actuele informatie aanbieden over de totstandkoming en uitvoering van het bondsbeleid, in de vorm van (bewerkte) vergadernotulen en beleidsnotities.

Toelichting
De (kader)leden van de NPB krijgen van het bestuur opvallend weinig informatie aangeboden over het verloop van de beraadslagingen tijdens vergaderingen van prominente organen als het hoofdbestuur en de bondsraad. Het publiceren van de notulen van deze bijeenkomsten – of een bewerking daarvan – is jarenlang door het bestuur tegengehouden en inmiddels worden er zelfs helemaal geen vergaderverslagen meer gemaakt. Ook de informatievoorziening via zelfgemaakte beleidsnotities en - plannen is binnen onze vereniging nagenoeg tot stilstand gekomen.

De afdeling Limburg vindt dat een spijtige ontwikkeling, aangezien een royale en geestdriftige communicatie op dit terrein kan bijdragen aan meer betrokkenheid bij en waardering voor het vakbondswerk onder de (kader)leden. Ook kan het aanbieden van deze informatie gezien worden als een vorm van verwachtingenmanagement. Wat ons betreft moet de NPB dus zo snel mogelijk weer vergadernotulen en beleidsnotities gaan maken en ervoor zorgen dat zijn (kader)leden deze teksten – al dan niet in bewerkte vorm – in een beveiligde omgeving op internet kunnen lezen.

Stemadvies
Het hoofdbestuur adviseert het congres dit voorstel aan te nemen. Het voorstel komt uit meerdere afdelingen; blijkbaar is er behoefte aan (meer) terugkoppeling vanuit het HB naar de afdelingen.

-----------------------------------

41). Beschikbaar stellen notulen HB-vergaderingen (Rotterdam)

De afdeling Rotterdam stelt voor dat van de vergaderingen van het HB notulen worden opgemaakt (met uitzondering van persoonlijke zaken) en dat deze gedeeld worden met de leden van de bondsraad.

Toelichting
De afdeling Rotterdam heeft met enige verbazing en weerzin kennisgenomen van het besluit van het HB om van hun vergaderingen geen notulen meer op te maken en te verspreiden. Momenteel maakt men alleen een actiepuntenlijst, die bij lange na niet de informatie biedt van de notulen van een vergadering. Dit draagt niet bij aan het tot stand komen van meer openheid en transparantie binnen de vereniging.

Het maken van notulen sluit ook goed aan bij het instellen van een vervangend HB lid als bedoeld in congresvoorstel 10 van de afdeling Rotterdam.

Tenslotte heeft het in een gesprek doorgeven van informatie niet die objectieve waarde die er wel bij notulen terug te vinden is. Uitzondering zou kunnen zijn dat persoonlijke zaken niet in de notulen worden verwerkt.

----------------------

42). Uitbrengen NPB-jaarverslag in ere herstellen (Limburg)

Het NPB-bestuur gaat weer serieus werk maken van zijn taak om jaarlijks voor 1 juli een jaarverslag uit te brengen.

Toelichting
De uitstekende traditie om jaarlijks aan de achterban verslag uit te brengen over de geleverde prestaties, gemaakte plannen, bijzondere ervaringen en relevante ontwikkelingen is de afgelopen jaren helaas in de versukkeling geraakt. De afdeling Limburg betreurt dat; wij zien de publicatie van zo’n jaaroverzicht als een impuls voor de betrokkenheid bij en waardering voor het vakbondswerk onder de (kader)leden.

Ook kan het aanbieden van deze informatie gezien worden als een vorm van verwachtingenmanagement. Wij willen deze traditie dus graag weer in ere hersteld zien; zij staat niet voor niets in het huishoudelijk reglement vermeld als een van de taken van het hoofdbestuur.

Stemadvies
Het hoofdbestuur adviseert het congres dit voorstel aan te nemen. Het elke twaalf maanden uitbrengen van een jaarverslag wordt praktisch onvermijdelijk bij de invoering van een jaarlijks ledencongres – een beleidswijziging waar het HB tijdens het congres ook zelf voor zal pleiten.

---------------------------

43). Plaatsen inlog-optie op de NPB-website (Limburg)

De website van de NPB krijgt zo spoedig mogelijk weer een inlog-knop ( Mijn NPB), zodat de bond daarop weer exclusieve informatie kan plaatsen voor zijn (kader)leden.

Toelichting
Bij de totstandkoming van de huidige NPB-website is ervoor gekozen geen inlogfunctie in te bouwen. De afgelopen jaren is duidelijk geworden dat zo’n speciale ‘dimensie’ toch wel erg handig is als je (kader)leden exclusieve toegang wilt geven tot bepaalde informatie (contactgegevens bijvoorbeeld). De NPB-app is om die reden inmiddels van een inlog voorzien. Om hem optimaal te laten functioneren als informatiekanaal moet dat bij onze website ook zo snel mogelijk gebeuren.

Stemadvies
Het hoofdbestuur adviseert het congres dit voorstel aan te nemen. Het communicatiebeleid dat vijf jaar geleden is ingezet wordt momenteel geëvalueerd. Een proces dat onder andere moet leiden tot verbeteringen in de opzet en gebruiksvriendelijkheid van de NPB-website. Het (laten) aanbrengen van een inlogmogelijkheid voor leden staat daarbij hoog op de prioriteitenlijst.

---------------------

44). Invoeren beveiligde e-mailboxen voor de afdelingen

De afdeling Landelijke Eenheid stelt voor alle afdelingsbesturen te voorzien van een functionele e-mailbox met de extensie @politiebond.nl. Dit verhoogt de veiligheid van het delen van (vaak gevoelige, operationele) informatie met onze leden, en zorgt voor een professionele en uniforme uitstraling.

Toelichting
Operationele informatie of informatie over politieprocessen mag in principe niet zomaar worden gedeeld, maar bij IBB-zaken ontkomen onze leden daar soms niet aan. De NPB dient hiervoor een veilig klimaat te creëren. Het verstrekken van functionele e-mailboxen met de extensie politiebond.nl kan daaraan bijdragen.

Stemadvies
Het hoofdbestuur adviseert het congres dit voorstel aan te nemen.